Productieverantwoording: wat gemeenten moeten weten

Gemeenten ontvangen declaraties van zorgaanbieders. Hoe weet je als gemeente of deze compleet zijn, en rechtmatig waren? Productieverantwoording is het antwoord. Steeds meer gemeenten ontdekken dat ze hier in het interne proces nog veel winst kunnen behalen.

Wat is productieverantwoording in de jeugdzorg?

Productieverantwoording is het proces waarbij gemeenten controleren of de geleverde zorg in natura overeenkomt met wat er is overeengekomen, gefactureerd en verantwoord. Het gaat om vragen als:

• Kloppen de gedeclareerde eenheden met de werkelijk geleverde zorg?
• Wijkt de vastgestelde zorg af van de overeengekomen verplichting?

Waarom is het zo complex voor gemeenten?

Zorg in natura kent voor gemeenten een hoog volume aan transacties. Het betreft vaak honderden aanbieders per regio (gespreid over de jeugdwet en wmo), over vele (maatwerk) productcodes. Gemeenten werken bovendien vaak in regionaal verband, wat de afstemming extra ingewikkeld maakt.

De meest voorkomende knelpunten:

• Gefragmenteerde data. Declaratiedata wordt zelden automatisch gekoppeld aan de verantwoordingsdata. Dat betekent: veel handmatig ophalen, samenvoegen en controleren.
• Geen eenduidig overzicht. Controllers en contractmanagers werken vaak met honderden Excel-bestanden. Naast dat dit voor een complex en gespreid werkproces zorgt, is het gebruik van Excel ook kwetsbaar en gevoeliger voor fouten.
• Tijdsdruk. De verantwoordingscyclus kent vaste deadlines. Als data niet op orde is, wordt het lastig om tijdig de interne financiële afsluiting op orde te brengen met de kleinst mogelijke onzekerheidsmarge.
• Beperkte capaciteit. Het verwerken van productieverantwoordingen kost administratief veel tijd. Veel gemeenten missen daardoor personele capaciteit om (naast deze handelingen) de gewenste tijd in een diepere duiding van de declaratiedata te steken.

Wat hoort er in een goed productieverantwoordingsproces?

Een solide productieverantwoording bevat minimaal:

1. Beoordeling op productcode-niveau — wat is er, per aanbieder, geleverd per product(code), en hoe verhoudt zich deze tot de interne financiële cijfers?
2. Budgetbewaking — wat is er gedeclareerd ten opzichte van de begroting, en de aangegane contractuele verplichtingen?
3. Rechtmatigheid — welke aanbieders of productcodes vragen om nader onderzoek

Van data naar verantwoording: de praktijk

In de ideale situatie verloopt de cyclus als volgt: aanbieders leveren hun verantwoordingsdocumenten aan, de gemeente verwerkt en beoordeelt deze, en op basis daarvan volgt een vaststelling.

In de praktijk is dit, gezien de vele bestanden en data, een ontzettend tijdsintensief proces. Tijd gaat verloren aan administratieve handelingen, in plaats van aan inhoudelijke beoordelingen. Juist daar zit de winst.

Hoe kan het slimmer?

Steeds meer gemeenten kiezen voor een gestructureerde en geautomatiseerde aanpak. De gedachte van iVerantwoording is daarbij:

• Aangeleverde bestanden automatisch uitlezen — zodat zware verantwoordingsbestanden zonder openen of tussenkomst van menselijk handelen direct worden omgezet in verwerkbare en bruikbare data. Direct de kerncijfers uit de bestanden beschikbaar, in één seconde.
• Automatische koppeling van de verantwoording aan eigen financiële cijfers.
• Heldere tabellen en rapportages die direct bruikbaar zijn voor voortgangsrapporten en (financiële) doorverwerking.
• Eén centrale plek voor iedereen; niet meer werken in honderden verschillende bestanden. Zowel voor gemeenten, als inkoopregio.

Precies dat is waar iVerantwoording in voorziet. Het platform is speciaal ontwikkeld voor gemeenten en inkoopregio’s in het sociaal domein, en biedt een gestructureerde werkwijze voor productieverantwoording; van geautomatiseerd inlezen, tot inzicht, tot de beoordeling & afronding. Een maximale automatiseringsoplossing.

Conclusie

Productieverantwoording is meer dan een administratieve verplichting. Het is een sturingsinstrument voor gemeenten die grip willen houden op hun budget en de rechtmatigheid van de gedeclareerde zorg. Door het interne proces te ondersteunen met automatiseringen wordt de administratieve last verlaagt, en kan de aandacht verplaatst worden naar kwalitatieve afhandeling en inhoudelijke verwerking.